rezervační systém Plazaro

zpět

Nápověda

Nastavení

Základní nastavení rezervačního a recepčního systému Plazaro

Před tím, než je možné Plazaro plně používat, je potřeba jej nastavit.

Údaje o majiteli: Vyplněním IČ a stisknutím tlačítka “Předvyplnit z databáze ARES” systém automaticky vyplní údaje o majiteli. Tyto údaje je možné vyplnit také ručně. Uvedené údaje jsou dále použity pro fakturační a statistické operace.

Bankovní účet majitele: Vyplnění bankovních údajů je opět důležité pro následné fakturační operace.

Ubytovací zařízení: Údaje o ubytovacím zařízení je nutné vyplnit z důvodu dalšího využívání těchto údajů pro rezervační operace.
Administrativní kontaktní osoba: Tuto sekci je potřeba vyplnit, protože tyto údaje jsou přenášeny do automaticky generované domovní knihy, která slouží pro cizineckou policii, případně pro Český statistický úřad.

Uživatelé

Uživatele je potřeba vytvořit z toho důvodu, aby se do systému mohly přihlašovat kompetentní osoby. Při vytváření nebo editaci uživatele je v kartě uživatele (tlačítko “plus”) možné nastavit základní údaje o uživateli (jméno, příjmení, e-mail a funkce) a systémové údaje o uživateli (uživatelské jméno, heslo, role, jazyk, případně nahrát obrázek obsahující razítko a podpis; poslední volbou je možné tohoto uživatele aktivovat nebo naopak deaktivovat). Na základě tohoto nastavení je možné vytvořit uživatele s rolí recepční, dohled nebo manažer.
Každá z těchto rolí má svá oprávnění v rámci Plazara.

Role manažer: Uživatel s rolí manažer má plná oprávnění ke všem sekcím systému Plazaro s možností jejich editace.

Role recepční: Uživatel s rolí recepční má oproti manažerovi omezená práva. Uživatel s touto rolí má právo pouze na sekce, které potřebuje při výkonu svého zaměstnání: Rezervace, Klienti, Pokladna, Prodej a Reporty. Naopak nemá přístup do nastavení nebo statistik.

Role dohled: Uživatel s rolí dohled má přístup do stejných sekcí, jako manažer, ale nemůže žádné informace editovat.

Systém

Sekce nastavení systému slouží k vyplnění informací sloužících ke správnému nastavení a fungování systému Plazaro pro konkrétní ubytovací zařízení a zároveň legislativnímu nastavení systému. Zde nastavené údaje systém dále zpracovává při různých automatizovaných operacích.

Domovní kniha: Je potřeba vyplnit identifikátor a zkratku ubytovatele z legislativních důvodů a pro potřeby dalších automatizovaných operací.

Český statistický úřad: Údaje v této sekci je je potřeba vyplnit pro potřeby Českého statistického úřadu. Jedná se o pořadové číslo ubytovacího zařízení (PAGINA), kategorii ubytovacího zařízení a provozní dobu ubytovacího zařízení.

Přihlášení do systému: V této sekci je možné nastavit, z jakých IP adres je možné Plazaro používat. Tato funkcionalita je zde kvůli tomu, aby uživatelé měli přístup do Plazara např. pouze ze zaměstnání a nedostali se do systému odjinud, např. z domova.
Dále je zde možné nastavit vlastní logo a vlastní pozadí, které se zobrazí na přihlašovací obrazovce.

Plachta rezervací: Zde je možné nastavit, aby se pokoje na plachtě rezervací řadily dle typu pokojů.

Kalendář: Toto nastavení ovlivňuje chování Kalendáři v sekci Rezervace – Kalendář. Často dochází k tomu, že zobrazovaný kalendář bývá zejména v nočních hodinách zcela nevyužit, je tedy možné zobrazovat pouze tu část dne, kterou ubytovací zařízení potřebuje a ušetřit tímto místo na displeji.

Rezervace: V této sekci je možné nastavit formát čísla rezervace, výchozí typ pobytu (firemní pobyt nebo dovolená). “Schvalovat rezervace manažerem” znamená, že se každá rezervace vytvořená uživatelem s rolí recepční zobrazí uživatel s rolí manažer ke schválení či potvrzení.
Nastavení check-in a check-out určuje dobu příjezdu (ubytování) a odjezdu hostů z ubytovacího zařízení.
U rezervací je možné nastavit, zda automaticky vystavit převodku z hlavního skladu nebo ne. V některých konkrétních případech to může být potřebné. Zapnutí této funkce způsobí, že když je na pokoji bar a host z něj něco zkonzumuje (zboží je mu přidáno do hotelového účtu), automaticky se vystaví převodka z hlavního skladu na sklad (bar) v pokoji. Obvykle totiž pokojská služba doplňuje spotřebované zboží automaticky zpět do baru. Pokud je takto funkce zapnuta, převodky mezy sklady se vystaví automaticky a není tedy nutné převodky vytvářet manuálně pro každý takový případ.

Denní přehled: Možnost zobrazování nebo nezobrazování dlouhodobých pronájmů v denním přehledu, případně tyto dlouhodobé pronájmy zobrazovat pouze uživatelům s rolí recepční.

Doklady: Zde je možné přidat obrázek loga ubytovacího zařízení a razítko spolu s podpisem. Tyto obrázky jsou používány pro generování vystavovaných dokladů. Jako Výchozí způsob platby je možné nastavit, jakým nejčastějším způsobem ubytovací zařízení přijímá platby, tato hodnota je přednastavena při vytváření rezervací atp. (platební karta, převod, hotovost, online platba). Dále je možné nastavit, zda doklady za prodané zboží vystavovat formou faktury a nebo jako účtenky na kotouč. Pokud je vybrána možnost tisku na kotouč, je nutné nastavit šířku kotouče, aby byl doklad vygenerován na správnou šířku kotouče. V případě užívání měny Euro, je možné nastavit, jakým kurzem budou měny přepočítávány. Zda základním kurzem, směnárenským kurzem nebo kurzem České národní banky (tento kurz se používá při platbě platební kartou, aktuální kurz Plazaro automaticky získává od České národní banky).
Kurzy je možné nastavit v sekci Nastavení – Ceníky a sazby – Měny. Černobílé logo je možné přidat z důvodů kvalitnějšího tisku na černobílé doklady.

Výchozí jazyk dokladu: Možnost nastavit výchozí jazyk dokladu.

Výchozí stát: Možnost nastavit výchozí stát pro hosta a jeho rezervaci.

Výchozí poznámka: Zde je možné nastavit výchozí poznámku, jež bude automaticky předvyplňována při vytváření dokladu viz sekce Rezervace – Karata rezervace – Faktury – Poznámka.

Číselné řady: Zde (Nastavení – Systém – Doklady – Číselné řady) je možné nastavit formát číselných řad pro doklady (zálohová faktura, účtenka, vklad do pokladny, faktura, proforma faktura a výběr z pokladny). Číselné řady se nastavují pomocí proměnných. Pomocí těch je možné použít aktuální rok (např. %RRRR%), aktuální měsíc (např. %MM%) a počet číslic pro číslování dokladů (např. %###%). Číselnou řadu lze nastavyt pro všechny doklady, tj. zálohové faktury, účtenky, vklady do pokladny. faktury, proforma faktury, výběry z pokladny.

Odesílání e-mailů: Pro odesílání e-mailů (např. potvrzení rezervace pro hosta) je možné použít vlastní SMTP server místo standardně nastaveného serveru Plazaro. Vlastní SMTP server doporučujeme nastavovat až po konzultaci s podporou na support@plazaro.com.

Ostatní: V sekci ostatní je možné nastavit standardní jazyk systému a subdoménu, na které Plazaro pro ubytovací zařízení funguje.

Smazat účet: Zadáním hesla je možné smazat účet ubytovacího zařízení.

Pokoje

Sekce nastavení pokojů slouží k nastavení informací o pokojích ubytovacího zařízení dle skutečnosti.

Typy pokojů: V kartě typu pokoje (tlačítko “plus”) je možné nastavit název pokoje (např. Economy, Standard, Exclusive atp.) a název pokoje zobrazovaný hostovi/zákazníkovi, dále počet lůžek a počet přistýlek. Tyto informace se dále projevují v plachtě rezervací, v online rezervačním formuláři a v nastavení rezervačního formuláře. Položka účtovat poplatky je standardně zapnutá, vypíná se pouze v případě, pokud z nějakého důvodu není nutné platit za hosta obci poplatky. Typy pokojů lze upravovat a mazat. Přehled typů pokojů lze řadit dle názvu, počtu lůžek, počtu přistýlek a poplatků.

Pokoje: Sekce pokoje slouží k přidávání či nastavování jednotlivých pokojů ubytovacího zařízení. V zadávání pokoje (tlačítko “plus”) je možné nastavit název pokoje, vybrat typ pokoje viz nastavení typu pokoje výše. Dále je zde možné nastavit popisek pokoje a uspořádání lůžek a to manželská postel nebo lůžka od sebe. Pokoje lze upravovat a mazat. Přehled typů pokojů lze řadit dle názvu, typu pokoje, popisku, dvoulůžek a postelí od sebe.

Rezervační formulář (Online rezervační formulář)

Sekce nastavení rezervačního formuláře slouží k nastavení informací pro vytvoření online rezervačního formuláře, který je možné jednoduchým způsobem vložit na webovou stránku ubytovacího zařízení a prostřednictvím tohoto online rezervačního formuláře získávat rezervace automaticky přímo od hostů, kteří dokonce mohou rezervaci uhradit online již v rámci vytváření rezervace.

Omezení počtu rezervovaných nocí: Zde je možné nastavit, kolik nocí bude moci host zarezervovat přes online rezervační formulář na webu ubytovacího zařízení. Např. minimálně 3 noci a podobně.

Typy pokojů: V této sekci je možné nastavit, které typy pokojů budou nebo nebudou nabízeny hostům prostřednictvím online rezervačního formuláře, jejich prioritu zobrazování v online rezervačním formuláři a možnost nastavit názvy pokojů pro zobrazování hostům (ubytovací zařízení může používat interní názvy či zkratky pokojů a zároveň oficiální názvy pokojů, které se zobrazují hostům). Čím nižší číslo, tím vyšší priorita.

Volba Přednostně nabízet pouze menší pokoje slouží k lepší práci s obsazováním ubytovacího zařízení. Nejprve rezervační formulář hostům bude nabízet menší pokoje a až jsou obsazeny, bude nabízet i ty větší. Pokud je tato volba vypnuta, v rezervačním formuláře jsou nabízeny všechny dostupné pokoje, což může působit nepřehledně.

Volba Nezobrazovat položku typ postele slouží k tomu, aby bylo možné v online rezervačním formulář vypnout zobrazování možnosti výběru typu postele hostem.

Volbou Omezení počtu rezervovaných nocí je možné nastavit počet nocí (od-do), které může host v online rezervačním formuláři rezervovat. Například hotel může chít, aby host rezervoval minimálně 2 noci.

Volbou Typ stravy je možné nastavit zobrazované typy stravy pro online rezervační formulář. Například je možné nastavit méně možností než kolik jich hotel nabízí přes recepci.

Volbou Časové omezení rezervace v aktuální den je možné nastavit čas, do kterého je možné v daný den provést rezervaci prostřednictvím online rezervačního formuláře. Například hotel nechce přijímat rezervace na daný den po 16. hodině.

Volba Přesměrování po rezervaci slouží k nastavení odkazů, na které bude host přesměrován po úspěšné (poděkování) nebo neúspěšné (chybové upozornění) rezervaci. Tyto odkazy dále mohou sloužit pro analytické měření konverzí rezervací.

Všeobecné obchodní podmínky: Pro užívání online registračního formuláře je potřeba z legislativních důvodů vyplnit odkaz na všeobecné obchodní podmínky ubytovacího zařízení.

Vypnutí rezervačního formuláře: Online rezervační formulář je možné vypnout bez zásahu do webových stránek ubytovacího zařízení. V případe nastavení volby pro vypnutí rezervačního formuláře je potřeba nastavit text, který bude místo rezervačního formuláře hostům na webu zobrazen. A to v několika lokalizacích. (Například odůvodnění dočasného vypnutí online rezervačního formuláře.)

Zdrojový kód: Zdrojový kód rezervačního formuláře slouží ke zkopírování a vložení tohoto kódu do kódu webové stránky ubytovacího zařízení. Díky tomu se bude online rezervační formulář zobrazovat na webu včetně veškerého nastavení provedeného v Plazaru. Kód je možné zkopírovat pro více jazykových mutací. A také je možné vybrat vzhled online rezervačního formuláře. Vzhled “Plazaro” je standarním vzhledem. V případě zájmu je možné ubytovacímu zařízení vytvořit vzhled přímo na míru, aby tento vzhled byl analogický s designem webových stránek ubytovacího zařízení. Odkaz “Náhled rezervačního formuláře” slouží k prohlédnutí online rezervačního formuláře tak, jak je zde aktuálně nastaven.

Přednostně nabízet pouze menší pokoje: Zapnutí této funkce zajistí, aby v online rezervačním formuláři byly zobrazovány přednostně menší pokoje, které je žádoucí obsadit přenostně místo všech dostupných pokojů. Tímto je docíleno lepší obsazování kapacity ubytovacího zařízení a zpřehlednění nabídky v online rezervačním formuláři.

Volba Rezervovat bez úhrady slouží k povolení možnosti vytvořit rezervaci prostřednictvím online rezervačního formuláře bez nutnosti rezervaci rovnou hradit (platit) i když je aktivní platební brána. Host si tak může vybrat, zda za rezervaci rovnou zaplatí nebo ne.

API: V případě potřeby může ubytovací zařízení využít také vlasní implementace online rezervačního formuláře. K tomuto je na vyžádání připraveno API.

Služby

Sekce nastavení služeb slouží k nastavení poskytovaných služeb ubytovacím zařízením dle skutečnosti.

Místnosti: Sekce místnosti slouží k nastavení místností, kde v ubytovacím zařízení probíhá poskytování služeb. V kartě místnosti (tlačítko “plus”) je možné nastavit název a název pro hosta/zákazníka, počet míst dané místnosti a zvolit popisek místnosti.

Služby: V kartě služby (tlačítko “plus”) se nachází volba “aktivní”, což znamená, zda je tato služba momentálně aktivní a může být nabízena hostům. Název služby pro pojmenování této služby. Pevná délka služby slouží k tomu, pokud je potřeba vytvořit službu, u které nelze měnit dobu trvání. Dálka služby v minutách znamená, jak dlouho vykonávání služby trvá (například masáž o dálce 15 minut). Pevná cena služby slouží k tomu, pokud je potřeba vytvořit službu, která má cenu nezávislou na době trvání. Dále jsou zde k vyplnění ceny v různých měnách. Nakonec je potřeba vybrat místnost nebo místnosti, ve kterých bude služba nabízena.

Štítky

Sekce nastavení štítků slouží k nastavení štítků, které následně slouží k lepší orientaci uživatelů systému při práci s Plazarem. Je možné vytvářet vlastní štítky, používat přednastavené štítky nebo jejich kombinaci.

Karta štítku: V kartě štítku (tlačítko “plus”) je možné nastavit název štítku, možnost nahrát vlastní ikonu a možnost nastavit, komu se má štítek zobrazovat, zda recepčním a nebo pokojským.

V přehledu štítků je vidět veškeré nastavení všech štítku v přehledné tabulce. Zde je možné štítky editovat, mazat a přidávat.

Zdroje objednávek

Sekce nastavení zdrojů objednávek slouží k nastavení zdrojů, odkud byli hosté do hotelu přivedeni (reklamou, přes partnera, přes Booking.com, přes online rezervační formulář na webu atp.). Tyto hodnoty je možné nastavit u každé rezervace (v kartě/detailu rezervace na plachtě rezervací). A dále slouží ke statistickým účelům. V kartě zdroje objednávky (tlačítko “plus”) je možné nastavit název zdroje objednávky, typ zdroje objednávky (partner, rezervační portál, ostatní) a výše provize pro partnera.

V přehledu zdrojů objednávek je vidět veškeré nastavení všech zdrojů objednávek v přehledné tabulce. Zde je možné jednotlivé zdroje objednávek editovat, mazat a přidávat.

Kategorie hostů

Sekce nastavení kategorií hostů slouží k rozdělení hostů do kategorií, na základě nichž dále Plazaro zpracovává údaje o hostech v souvislosti s poplatky atp.

V kartě kategorie hosta (tlačítko “plus”) je možné nastavit název kategorie, zkratka kategorie hosta, tato zkratka se používá na plachtě rezervací v okně náhledu rezervace při najetí myší nad danou rezervaci. Sleva v procentech, jež na hosta zařazeného do této kategorie bude uplatňována. Nastavení výchozí kategorie hosta slouží k nastavení té kategorie, která je standardně přednastavována v Plazaru v sekci hosté v detailu hosta a zda tento typ hosta platí lázeňský poplatek.

V přehledu kategorií hostů je vidět veškeré nastavení všech kategorií hostů v přehledné tabulce. Zde je možné jednotlivé zdroje objednávek editovat, mazat a přidávat.

Ceníky a sazby

Sekce nastavení ceníků slouží k nastavení veškerých potřebných ceníků ubytovacího zařízení dle individuálních potřeb.

Ceníky: V kartě ceníku (tlačítko “plus”) je možné nastavit název ceníku, typ ceníku (standardní nebo akční), dobu platnosti (datum od do a dny v týdnu) a ceny jednotlivých pokojů tohoto ceníku v různých měnách. V přehledu ceníků jsou vidět veškeré nastavení všech ceníků v přehledné tabulce. Zde je možné jednotlivé ceníky editovat, mazat a přidávat.
Ceníky je možné duplikovat. Tato funkce slouží zejména k tomu, když je potřeba vytvořit podobný cení již vytvořenému ceníku, aby nebylo nutné veškeré nastavení vyplňovat znovu.

Je zde i možnost zobrazit staré ceníky, které byly používány v minulosti, ale aktuálně už používány nejsou.

Je možné nastavít více ceníků, které na sebe mohou navazovat. Také je možné vytvořit akční ceník, který je prioritnější než standardní ceník v případě, že by se tyto ceníky termínově překrývaly.
U jednotlivých hostů je možné použít vlastní (privátní) ceník. (Karta rezervace – Karta hosta – Ceník – Použít vlastní ceník).

V ceníku je možné nastavit minimální počet nocí.

Pobytové balíčky: V kartě pobytového balíčku (tlačítko “plus”) je možné nastavit název pobytového balíčku, sazbu DPH, cenu v různých měnách a zda má být účtována každá noc nebo ne.
V přehledu pobytových balíčků jsou vidět veškerá nastavení všech pobytových balíčků v přehledné tabulce. Zde je možné jednotlivé pobytové balíčky editovat, mazat a přidávat.

Příplatky a slevy: V kartě příplatku nebo slevy (tlačítko “plus”) je možné nastavit název příplatku nebo slevy, částku sazby DPH, cenu v různých měnách a zda má být účtována každá noc nebo ne. Příplatek či slevu je možné zadat i procentuálně. Výpočet procentuálních příplatků či slev je počítán z položek ubytování. Jakmile sleva bude vyfakturována (zahrnuta ve faktuře), již se nebude dále vypočítávat.
V přehledu příplatků a slev jsou vidět veškerá nastavení všech příplatků a slev v přehledné tabulce. Zde je možné jednotlivé příplatky a slevy editovat, mazat a přidávat.
Je možné nastavit příplatky či slevy v závislosti na délce ubytování. Tato možnost se nachází v sekci Nastavení – Ceníky a sazby – Příplatky a slevy – Karta příplatku a slevy – Započítávat v závislosti na počtu nocí: ANO.

Poplatky: Zde jsou uvedeny státem vyžadované poplatky, které je možné nastavovat. Nastavit lze, zda daný poplatek má být v Plazaru aktivní či nikoliv. Dále je zde možné nastavit cenu v různých měnách. Dále je možné u poplatku nastavit, zda je zahrnut v ceně ubytování (zachovat celkovou cenu ubytování) nebo zda má být připočítán k ceně ubytování. Dále je možné nastavit, zda položku poplatku při fakturaci sloučit s položkou ubytování nebo zda položku vypsat na samostatný řádek (položku rozepsat na samostatný řádek).

Strava: Zde jsou uvedeny typy stravy, které je možné nastavovat. Nastavit lze, zda daný typ stravy nabízet nebo nenabízet, zda je daný typ stravy v ceně ubytování nebo není, nastavit cenu v různých měnách, nastavit výši sazby DPH a možnost nastavit daný typ stravy, jako výchozí. Toto nastavení se projevuje v Plazaru v kartě (detailu) rezervace.

Měny: Zde jsou měny, které Plazaro podporuje v souvislosti s přednastavením ubytovacího zařízení při registraci. Nastavit lze hodnoty cizích měn, zejména € (EUR), a to výchozí kurz a kurz směnárny.

Základní kurz: Slouží k platbě v hotovosti. Hodnota se nenastavuje, jedná se o aktuální hodnotu domácí měny.

Směnárenský kurz: Tento kurz je používán v Plazaru v Pokladně pro směnu peněz z domácí měny do cizí měny a obráceně.
Dalším typem kurzu je kurz České národní banky viz Nastavení – Systém – Prodej zboží. Tento kurz je používán při platbě platební kartou, Plazaro získává aktuální kurz automaticky od České národní banky. Například, pokud je hotelový účet v EUR, host platí kartou, přepnutím účtu do CZK bude k dispozici aktuální kurz v CZK, tato hodnota se nastavuje v latebním terminálu.

E-maily

Sekce nastavení e-mailů slouží k nastavení textů a informací pro odesílané e-maily hostům či recepci vlastního ubytovacího zařízení (například potvrzení rezervací v různých jazycích atp.).

Potvrzení rezervací odchází formou e-mailu také na e-mailovou adresu ubytovacího zařízení, která je uvedena v Nastavení – Základní.

E-maily: V sekce e-maily jsou přednastaveny e-maily ve standardním (domácím) jazyku a v cizím jazyku. E-maily jsou těchto typů a pro tyto účely: Typ e-mailu rezervace slouží k odeslání informativního e-mailu s údaji o dané rezervaci hostovi. Tento e-mail je možné vytvořit v libovolném počtu lokalizací (jazyků). Druhým typem e-mailu je online rezervace pro recepci, tento e-mail je určen recepčnímu, je odesílán v okamžiku vytvoření rezervace hostem prostřednictvím online rezervačního formuláře. Tento e-mail je pouze ve standardním (domácím) jazyku ubytovacího zařízení, protože slouží jako informace a notifikace pro recepční. Třetím typem e-mailu je online rezervace pro hosta, tento e-mail je zasílán hostovi, který učinil rezervaci prostřednictvím online rezervačního formuláře. Tento e-mail je možné vytvořit v libovolném počtu lokalizací (jazyků). Avšak je potřeba myslet na to, v jakých lokalizacích jsou dostupné online rezervační formuláře a také webová stránka ubytovacího zařízení. Pro tento typ e-mailu je vhodné vytvářet pouze takové lokalizace, v jakých jsou vytvořeny online rezervační formuláře, respektive webová stránka ubytovacího zařízení.
Je možné přidávat veškeré typy e-mailů (potvrzení rezervace, potvrzení online rezervace pro hosta, potvrzení online rezervace pro recepci) v libovolných jazykových mutacích.

Při editaci nebo vytváření e-mailu v kartě e-mailu je možné nastavit, zda je daný e-mail výchozí či nikoliv, jazyk e-mailu, typ e-mailu, předmět e-mailu, úvodní text, závěrečný text včetně proměnných. Do e-mailu je automaticky vkládána hlavička (logo ubytovacího zařízení). Levá část okna je editační (slouží k vytvoření či editaci e-mailů. V pravé části okna je zobrazován aktuální náhled vytvářeného nebo editovaného e-mailu.
V kategorii e-maily je zobrazen seznam všech e-mailů a jejich nastavení. Tyto e-maily je možné editovat a mazat. Smazat nelze pouze standardní e-maily vytvořené Plazarem, tj. e-maily po online rezervaci.

Podpisy: Možnost upravit nebo vytvořit nový podpis do e-mailů odesílaných hostům. Je možné nastavit jazyk podpisu, text samotného podpisu včetně proměnných.
V kategorii podpisy je zobrazen seznam všech podpisů a jejich nastavení. Tyto podpisy je možné editovat a mazat.

Přílohy: K e-mailům je možné připojovat přílohy. Při vytváření či editaci v je možné nastavit název podpisu a vybrat soubor (a nahrát jej do Plazara), který bude připojován k e-mailům.
V kategorii podpisy je zobrazen seznam všech podpisů s možností jejich editace, stažení a smazání.

V případě využívání více Plazaro účtů je možné nastavit jednoduché přepínání mezi těmito účty.